ご利用ガイド（進め方・費用・保守）

自動化に向く仕事・向かない仕事

何でも自動化できるわけではありません。向かない仕事に手を出すと、作るのに時間がかかったうえにすぐ動かなくなって、結局手作業に戻ります。先に見極めます。

5つの条件で見る

件数が少なくても価値がある場合

件数が少なくても、間違うと影響が大きい作業(請求・支払・アカウント停止)は、自動化して確実にする価値があります。逆に、件数が多くても毎回判断が変わる仕事は向きません。

やめておいたほうがよいもの

まず「やめられないか」を考える

自動化の相談を受けたとき、最初に確認するのは「その作業は本当に要るか」です。使われていない資料を作り続けていた、というのは珍しくありません。やめられるならそれが一番安く、確実です。

進め方

いきなり大きく作らず、小さく作って動かし、1か月使ってみてから広げます。最初から完璧を目指すと止まります。

5つの段階

最初の1本の選び方

例外は必ず出る

運用を始めると、想定していなかったパターンが必ず出てきます。様式の違うファイルが来た、項目が空だった、システムが遅かった。1か月使ってから作り込むのは、この例外を集めるためです。最初から想像で作り込むと、使わない機能ばかりになります。

費用の考え方

自動化の費用は「作る費用」と「持ち続ける費用」に分かれます。作る費用だけを見て決めると、あとで動かなくなったときに困ります。

何にお金がかかるか

効果の測り方

「月に何時間減ったか」で測るのが一般的ですが、時間だけでなく「間違いが減ったか」「担当者以外でも回せるようになったか」も効果として数えてください。特に属人化の解消は、あとから効いてきます。

作らない判断もします

調べた結果、自動化しないほうがよいと判断することもあります。作業をやめられる、既存の機能で足りる、投じる費用に見合わない、といった場合です。その場合はその旨を正直にお伝えします。

運用と保守

自動化の仕組みは、作って終わりではありません。対象のシステムが変われば止まります。止まったときに気づける形にしておきます。

止まる原因

止まったことに気づく仕組み

自動化で一番怖いのは「止まっていることに誰も気づかない」ことです。動いたら記録を残す、決めた時刻までに終わっていなければ知らせる、処理件数が普段と大きく違えば知らせる。この3つを最初から入れておきます。

社内で直せるようにしておく

手作業に戻せるようにしておく

自動化の仕組みが止まっても、業務は止められません。「機械が止まったら、この手順で人がやる」という道を必ず残しておきます。自動化して手順を忘れてしまうことのほうが、実は危険です。

セキュリティと社内ルール

自動化の仕組みは、人の代わりにシステムへログインします。つまり、その仕組みは人と同じ権限を持ちます。扱いを決めておく必要があります。

決めておくこと

個人情報を扱う場合

野良ロボットを作らない

現場の担当者が自分で作った自動化が、誰にも知られないまま動き続けることを「野良ロボット」と呼びます。作った人が辞めると、誰も直せず、止めることもできなくなります。作ったものを一覧で管理するところまでを、最初の決まりに入れてください。

自動化の相談例

実際にご相談いただく内容の傾向です。※ここに載せているのは「どういう相談が多いか」であって、特定のお客様の事例ではありません。

よくある相談

相談のしかた

「RPAで何ができますか」よりも、「この作業に毎月これだけ時間がかかっている」という形でお知らせいただくほうが、具体的な話ができます。自動化できるかどうかは、実際の手順を見せていただければ判断できます。

導入の流れ

作業を見せていただくところから始めます。資料だけでは、実際にどこで時間がかかっているかが分かりません。

6つの工程

遠隔でも進められます

RPAは現地に伺わなくても進められる部分が多い仕事です。画面共有で作業を見せていただき、できたものを試していただく、というやり方ができます。札幌近郊以外の方も、まずはご相談ください。

見せていただくもの